#４：なぜ今、AIとICTを導入するのか？

こんにちは。小泉です。

いよいよ9月から、当社では新しいシステムの本格運用が始まります。今回は、なぜ今このタイミングでICTやAIの導入を決断したのか。その背景と想いについてお話しさせてください。

昨年から各事業所を巡回し始めて、改めて気づいたことがありました。それは、想像以上に手書きやアナログ作業が多かったということです。

例えば、利用者さんの予約管理。一つの事業所には少なくとも30名、多いところでは70名～80名の利用者さんがいらっしゃいます。毎月、翌月の予定表を利用者さんにお配りし、希望日を記入していただいて回収。それを職員が手作業でデータ入力し、調整をしていく。この一連の作業に、職員が3日から4日をかけているのが現状でした。

送迎表の作成も同様です。その日の利用者さんが決まったら、今度は車3台でどのルートを回るのが効率的か。これも手書きで、消しゴムで消しながら何度も書き直して作成する。

すべての事業所で、これと同じ作業が発生している考えたとき、相当な労力とコストをかけていることになります。でも、これまではそれが「当たり前」になってしまっていたんです。

転機となったのは、社内で開いている若者会議での忌憚ない声でした。「なんで、こんな面倒なことするんですか？」「手書きでやっているのはあり得ない」若い世代の目からは、率直にそう映っていたのかと。一方で、ベテランや中堅の職員からは「今までのやり方で何の問題もない」という声も聞こえてきます。

でも確かに今は、アプリでポチッと予約を取ったり、あらゆることをデジタルで済ませたりするのが当たり前の時代です。いずれ近い将来、利用者の方々からも「希望日を紙に記入する」ことが、あり得ないと思われるかもしれない。

3年後、5年後を見据えたとき、いま変わっておかないといけない。そう強く考えるようになりました。

本格運用に向けて、皆さんにはご協力をお願いすることも多くなると思います。最初は慣れないことで戸惑いもあるかもしれませんが、きっと「やってみたら楽になった」と感じてもらえるはずです。変化を恐れず、一緒に取り組んでいきましょう。皆さんのご理解とご協力を、心よりお願いいたします。